Egy értekezleteken a statisztikai és egyéb adatok megosztása minden résztvevővel, fontos momentumát képezheti a gyűlésnek. Erre a célra olyan projektor használata a legoptimálisabb, amelyik képes összekapcsolódni a számítógéppel és így tovább tudja adni a gép által kódolt üzeneteket. A projektor használata nem túl bonyolult művelet, viszont annak kalibrálása az új számítógéphez nem mindig egyszerű. A megfelelő csatlakozóval ellátott kábel alapfelszerelés kell legyen ilyen esetben.
Napjainkban a laptopokat és újabb számítógépeket általában HDMI kimenetellel gyártják, amibe a régebbi típusú projektorok több ponton csatlakozó kábelei nem megfelelőek. A HDMI csatlakozás tisztább és gyorsabb átadást biztosít a projektor számára. A megfelelő látvány érdekében javasolt vetítővásznat használni a sima falra való vetítés helyett, mivel a vászon mozgatható és úgy állítható, hogy a megjelenő kép a közönség számára jól látható legyen. Az értekezlet előtt javasolt a felszerelést előre beállítani, hogy a projektor használata közben nem csúszhasson be technikai baki, így ne zökkenthesse ki a résztvevők gondolatait a mondanivalóból.